Tips

Tips voor schuldenaars

Je gaat verhuizen, reizen of voor een langere of kortere periode naar het buitenland en je wilt controle houden over je post om vervelende verrassingen te voorkomen (factuur, betalingsherinnering, gerechtsdeurwaarders, enz.), hier zijn de opties:  

  • Of je hebt iemand die je vertrouwt die je post kan ophalen en misschien openen;  
  • Of je laat je post bewaren bij een postkantoor (van 1 tot 2 weken);  
  • Of je laat je post doorsturen naar een adres in België of in het buitenland (van 2 tot 11 weken).  

Bezoek de website van B-post om meer te weten te komen en je keuze te maken: Post doorsturen bij verhuis, vakantie of afwezigheid | Bpost 
Voor aangetekende brieven zijn er ook mogelijkheden om te laten bezorgen terwijl je geïnformeerd blijft: Sign For Me - je aangetekende zending meteen in de bus | bpost

Waarom kunnen deze vlug stijgen?

U bent een particulier en hebt een schuld voor een klein bedrag. U vertelt me vaak dat u niet begrijpt waarom u vandaag een bedrag moet betalen dat tien-, vijftien- of zelfs honderdmaal hoger is, en dat u dit buiten verhouding vindt. Laat me u hierover wat meer uitleg geven.
 
U ontvangt een factuur, een boete en u betaalt het verschuldigde bedrag niet binnen de vermelde termijn.  Na een gratis herinnering van de schuldeiser (verplicht of niet volgens de wettelijke bepalingen die in uw geval van toepassing zijn) krijgt u de mogelijkheid om te betalen, betalingsfaciliteiten of een afbetalingsplan aan te vragen, dan wel de schuld binnen veertien dagen te betwisten, tenzij een andere wettelijke termijn wordt vermeld.
 
Wanneer u de schuld niet betwist of betaalt, ontvangt u een nieuwe herinnering, een uitnodiging tot betaling of een ingebrekestelling. Daarbij kunnen bijkomende, maar begrensde kosten (omgeveer 65 euros) worden aangerekend, zoals een  (forfaitaire vergoeding en/of wettelijke rente en/of postkosten).  Dit is met name het geval bij handelaars, die dergelijke kosten in hun algemene verkoopvoorwaarden kunnen opnemen. Ook overheidsinstanties kunnen administratieve kosten aanrekenen.
 
Wanneer de schuld vervolgens nog steeds niet volledig is betaald of betwist, komen we in de gerechtelijke fase van de invordering terecht.  Die fase kan beginnen met een vonnis, maar een vonnis is niet altijd vereist.  Voor een schuldvordering van een overheidsinstantie is immers niet noodzakelijk een vonnis nodig om tot uitvoering over te gaan. Er kan ook een andere uitvoerbare titel bestaan, zoals een dwangbevel vanuit een publieke autoriteit.  Een gerechtsdeurwaarder kan vervolgens worden belast met de invordering van de schuld. Daarbij worden kosten aangerekend die afhangen van de handelingen die in het dossier moeten worden verricht, maar steeds worden berekend overeenkomstig het wettelijk tarief.  U kunt dan een bevel tot betalen of een aanmaning tot betalen ontvangen.  Om zijn opdracht uit te voeren, moet de gerechtsdeurwaarder bepaalde verplichte controles verrichten. Hij raadpleegt bijvoorbeeld het Rijksregister en het Centraal bestand van berichten van beslag, en kan toegang hebben tot databanken met informatie over de solvabiliteit. Hij moet zich ook verplaatsen om bepaalde documenten aan u te betekenen.  Al deze handelingen worden, naast het invorderingsereloon, eveneens aangerekend.
 
Weet dat er voor onbetaalde belastingen en heffingen nuances kunnen zijn wat betreft herinneringen, reactietijden en de kosten die u worden aangerekend. Neem in dat geval contact op met de bevoegde instantie (Gewest, Gemeente).
 
Het advies is dan ook om snel te reageren wanneer u informatie nodig hebt of betalingsfaciliteiten wilt aanvragen.

Heb je één of meerdere e-mailaccounts?

Ben je er zeker van dat je ze allemaal regelmatig gebruikt? Zo ja, bekijk ze dan regelmatig (inclusief e-box of Peppol voor bedrijven). Zo niet, schakel ze uit. Voor de e-box, zo doe je dat: Hoe kan ik My eBox uitschakelen?: Hoe kan ik mijn eBox deactiveren? | eBox

Vergeet niet om regelmatig de spam (ongewenste e-mail) te controleren.

Verhuis je? 

Doe het nodige voor je adreswijziging! Neem contact op met je nieuwe gemeente en de post om je post te laten bewaren en te laten versturen naar je nieuw adres. Informeer je kennissen, ook de gerechtsdeurwaarder die uw dossier behandelt. Hetzelfde geldt wanneer je van e-mailadres of telefoonnummer verandert. 

Post laten doorsturen bij verhuizing | bpost

Heb je moeilijkheden met het afbetalingsplan van je schuld? 

Contacteer de gerechtsdeurwaarder of het incassobureau zo snel mogelijk om de eventuele mogelijkheden te bespreken. Opgelet, zij hangen af van de goede wil van de schuldeiser en die is niet verplicht een andere oplossing te aanvaarden. 

Je hebt een afbetalingsplan? Dat is goed. Opgelet: het bedrag moet op de rekening van de gerechtsdeurwaarder staan op de afgesproken datum. Enkele tips:

  • Maak een doorlopende betalingsopdracht aan, enkele dagen voor de afgesproken datum (houd rekening met de termijnen die de bank nodig heeft om de overschrijving te maken);
  • Of nog beter: laat de doorlopende betalingsopdracht uitvoeren op de dag dat je je inkomen ontvangt;
  • Heb je geen rekening en wil je liever cash betalen? Laat je voorkeur en de procedure opnemen in het afbetalingsplan: moet je een afspraak maken? Hoe betaal je? Krijg je een betaalbewijs? 

Ervaar je moeilijkheden bij het betalen van je onroerende voorheffing? Vraag een afbetalingsplan aan.

Heb je geen computer of toegang tot internet? Er bestaan oplossingen!

In jouw buurt vind je openbare computerruimten waar experts je, voor enkele euro’s, bijvoorbeeld leren werken met een computer, surfen op internet, een e-mailadres aanmaken. Handige links:

Tips voor schuldeisers

  • Registreer zorgvuldig de gegevens van de klant (adres, e-mail en telefoonnummer) bij:
    • de ondertekening van het contract;
    • elke aankoop of elk bezoek;
    • het versturen van elke factuur.

Doe dat alleen wanneer de klant ermee akkoord gaat dat hij via die gegevens gecontacteerd wordt. 

 

  • Gebruik het communicatiekanaal dat de klant gewoonlijk gebruikt. Probeer de schuldenaar op een andere manier te bereiken wanneer hij niet antwoordt. Stuur het document zowel per brief als per e-mail wanneer je de voorkeur van de klant niet kent. Gebruik indien mogelijk een ontvangst- of leesbevestiging. 
  • Houd er rekening mee dat brieven langer onderweg zijn, in het bijzonder tijdens stakingen. Enkel aangetekende zendingen en pakjes hebben een trackingnummer (barcode). Gewone brieven hebben dit niet. 
  • Controleer het adres van de klant via de adresvalidatie-tool van Bpost. 
  • Respecteer de procedure voorzien in Boek XIX van het Wetboek van economisch recht wanneer de klant een consument is: een gratis eerste herinnering met een antwoordtermijn van minstens 14 kalenderdagen, gevolgd door een ingebrekestelling met het te betalen bedrag, de toepasselijke kosten en hoe ze berekend worden. Dit is de minnelijke invorderingsfase. Wanneer de schuldenaar niet betaalt of jullie niet tot een minnelijk akkoord komen, kan het dossier overgemaakt worden aan een gerechtsdeurwaarder die de (buiten)gerechtelijke invordering verzekert.
  • Volg het dossier regelmatig op en vermijd lange periodes zonder reactie van de schuldenaar. 
  • Bewaar alle verstuurde documenten en de communicatie. Die zullen handig zijn voor de gerechtsdeurwaarder. Bovendien kan de schuldenaar ze opvragen.

- Het spreekt voor zich dat de schuld behouden blijft, maar je moet vermijden dat de verjaringstermijn ingeroepen wordt.  Het is dus interessant om een verjaringsstuitende invorderingsakte te (laten) gelden.

 - Respecteer Boek XIX van het Wetboek van economisch recht over de schuldenaar-consument. Stuur de consument eerst een gratis herinnering (termijn van 14 dagen om te reageren) en daarna een ingebrekestelling (met eventueel een beperkte schadevergoeding) om de schuldenaar opnieuw 14 dagen te geven om te reageren. 

- Controleer het adres in het rijksregister alvorens een brief op te sturen. Schuldenaren denken er niet altijd aan om hun rijksregister aan te passen na een eventuele verhuis. Het adres kan gewijzigd zijn tussen het moment van vaststelling van de schuld en de invordering.

- Gebruik verschillende communicatiekanalen: brieven kunnen niet of slecht bedeeld worden (staking bpost, enz.) of mails kunnen terecht komen bij spam of in mailboxen die niet gecontroleerd worden (My eBox, enz.).

- Ik raad u aan om elk dossier op te volgen en minstens een herinnering te sturen alvorens beroep te doen op een gerechtsdeurwaarder voor de invordering, ongeacht of de schuldenaar een consument of onderneming is. Vermeld dat de minnelijke invorderingsfase afloopt met de herinnering en dat de gerechtelijke invordering aanvangt en er dus wettelijke kosten bij kunnen komen kijken.

- Ontvangt u een rechtstreekse betaling van de schuldenaar of zijn jullie tot een minnelijke oplossing gekomen? Communiceer hier duidelijk over met de gerechtsdeurwaarder.

  • Voorzie in de algemene voorwaarden en contracten een schadebeding inzake laattijdige en gedeeltelijke betalingen en wanneer niet betaald wordt. Voor consumenten is een schadebeding mogelijk, maar die wordt wettelijk beperkt (zie art. XIX.4 van Boek XIX van het Wetboek van economisch recht).
  • Vermeld al in de gratis eerste herinnering wat de gevolgen zijn wanneer de klant niet betaalt: bedrag van het schadebeding en toepasselijke interestvoeten en verwijs naar de algemene voorwaarden.
  • Vermeld in de ingebrekestelling het exacte bedrag van het schadebeding en van de interesten.
  • Geef altijd duidelijk aan hoe en aan wie de schuldenaar moet betalen. Vermijd zo dat een deel rechtstreeks wordt overgemaakt en een ander deel aan de gerechtsdeurwaarder.
  • Zodra het dossier in handen van een gerechtsdeurwaarder is, informeert die de schuldenaar over de invorderingskosten. In eerste instantie moet u transparant zijn over de contractuele kosten, voordat het dossier overgemaakt wordt.

  • Bekijk de verschillende mogelijkheden: gespreide betaling, afbetalingsplan, bijkomende termijn. Geef de voorkeur aan een minnelijk akkoord in plaats van een lange dure procedure.
  • Bij afbetalingsplan: formaliseer het schriftelijk en vermeld de gevolgen bij niet-naleving.

  • Zet de situatie onmiddellijk recht: annuleer de bedragen en de fout aangerekende kosten als blijkt dat de schuld betaald werd.
  • Betaal in dergelijk geval zelf de invorderingskosten voor de invordering wanneer die voortvloeien uit uw eigen fout.
  • Breng de gerechtsdeurwaarder onmiddellijk op de hoogte, zodat hij de invordering stopzet.

 

Aanbevelingen voor de gerechtsdeurwaarders

 

  • Bewaar, zowel voor uzelf als voor de schuldenaar, bewijsstukken die de historiek van de door de schuldenaar verzonden documenten staven. Zo kan aangetoond worden dat het gebruikte e-mailadres overeenstemt met het e-mailadres dat de schuldenaar doorgaf en dat het gebruikte adres het adres uit het Rijksregister is op het moment van verzending.

  • Wanneer een schuldenaar zegt dat hij of zij uw brieven nooit heeft ontvangen: gebruik zo veel mogelijk zijn of haar gebruikelijke communicatiekanaal. Varieer tussen brief (eventueel aangetekend), e-mail en telefoon wanneer reactie uitblijft. Gebruik indien mogelijk de ontvangst-  en/of leesbevestiging.

    Controleer het adres van de schuldenaar via de bpost‑tool: Adresvalidatie-tool | Bpost

Informeer de schuldenaar zo snel mogelijk over de verschillende stappen wanneer er beslag bij derden wordt gelegd. Geef uitleg over de toepasselijke wettelijke termijnen en verduidelijk dat de procedure mogelijk enkele weken of zelfs maanden zal duren. In complexere of langdurige situaties is het nuttig om bijvoorbeeld jaarlijks een stand van zaken te voorzien.

Geef volgende tips door aan schuldeisers. Zo gaat er zo weinig mogelijk tijd verloren.

  • Maak documenten systematisch over aan de schuldenaar via meerdere kanalen: niet enkel via de eBox (schuldenaren vergeten dit kanaal vaak), maar ook per brief en per e-mail. Communicatie via meerdere kanalen vermindert het aantal betwistingen, in het bijzonder wanneer het postverkeer verstoord is (bijvoorbeeld stakingen bpost). 
  • Controleer of er een betwisting is en antwoord erop alvorens beroep te doen op een gerechtsdeurwaarder.
  • Controleer alle betalingen voordat u beroep doet op een gerechtsdeurwaarder: controleer de naam, het rekeningnummer en de betaalreferentie.
  • Wacht niet onnodig lang om een gerechtsdeurwaarder in te schakelen. Vermijd zo dat de schuldenaar niet begrijpt waarom er zo veel tijd verstreken is.

Deze tips zijn ook geldig voor de gerechtsdeurwaarders.

Informeer de schuldenaar bij de aanvang van het beslag:

· over de na te leven wettelijke termijnen in het kader van het beslag;

· over het collectief karakter van het beslag;

· over de minimumcriteria om de verdeling aan te vangen (cf. de aanbevelingen van de Nationale Kamer: minimum % van het in beslag genomen bedrag, schatting van de duur van het beslag).

Voorbeeld: “Als het kantoor X EUR per maand ontvangt en gezien de invorderingskosten van uw dossier, kunnen we de verdeling beginnen vanaf xx maand xxx.”

Tijdens het beslag:

· Bezorg de schuldenaar een stand van zaken van het beslag.

· Leef de wettelijke termijnen na en waak erover dat ook de schuldeisers die respecteren.

· Maak de datum bekend waarop de verdelingsprocedure aanvangt wanneer aan de voorwaarden voldaan is. Ik kan me inbeelden dat u op dat moment beter kan inschatten wanneer u het proces-verbaal van verdeling zal opstellen en dat u dat (louter informatief) kan overmaken aan de schuldenaar.

Voorbeeld: “Wij kunnen het ontwerp van proces-verbaal van verdeling opstellen vanaf xx maand xxxx.”

Einde van het beslag:

Vestig de aandacht van de schuldenaar op volgende elementen in het ontwerp (die voor hem de belangrijkste zijn) van proces-verbaal van verdeling:

· de datum van het document

· een tabel met actief, passief en het resultaat

· het vervolg: handlichting of niet en waarom

  • Stel een realistisch plan voor. Houd indien mogelijk rekening met de afbetalingscapaciteit van de schuldenaar (solvabiliteitsonderzoek) en de beschikbare informatie over de financiële situatie, in het bijzonder met andere beslagen of afbetalingsplannen.
  • Leg de modaliteiten duidelijk vast. Bevestig schriftelijk de maandelijkse bedragen aan de debiteur, de datum waarop die moet betalen en het totale verschuldigde bedrag.  Zorg er dus voor dat de debiteur de gevolgen kent wanneer die niet of te laat betaalt.
  • Verduidelijk het gevorderde bedrag. De debiteur moet weten wat hij betaalt: de hoofdschuld, de intresten en de eventuele wettelijke kosten of schadevergoedingen.
  • Houd rekening met de betalingstermijnen. Een betaling vlak voor het weekend of een feestdag kan later op uw rekening staan. Kijk de situatie na alvorens ervan uit te gaan dat de debiteur de betalingstermijn niet naleefde.
  • Communiceer duidelijk met de debiteur wanneer u geen betaling ontvangen heeft. Indien opportuun: contacteer de schuldenaar om de betalingsachterstand te melden, geef hem de kans om de situatie te regelen en informeer duidelijk over de gevolgen als hij niet betaalt.

 Bijvoorbeeld:

"Volgens het overeengekomen afbetalingsplan moest u een bedrag van XX EUR betalen voor [datum]. We ontvingen tot op heden nog geen betaling. We vragen u daarom om de betaling in orde te brengen tegen [datum]. Bezorg ons uw betaalbewijs als u het geld al heeft overgemaakt. Betaalt u niet, dan [verduidelijk welk gevolg het dossier krijgt] Neem contact op met het kantoor wanneer u moeilijkheden".

Herinnering: Overeenkomstig Boek XIX van het Wetboek van economisch recht moet je alle problemen en klachten van consumenten bewaren op duurzame drager, alsook het gevolg dat eraan gegeven wordt. Dit is een wettelijke verplichting. De Economische Inspectie voert hierop controles en kan sancties opleggen.