Procedure

1. TOEPASSELIJKE REGELGEVING

• Titel 4 van Boek XVI van het wetboek van economisch recht (wet van 4 april 2014)
• Koninklijk besluit van 16 februari 2015 tot verduidelijking van de voorwaarden waaraan de gekwalificeerde entiteit bedoeld in boek XVI van het wetboek van economisch recht moet voldoen
• Richtlijn 2013/11/EU van het Europees Parlement en de Raad van 21 mei 2013 betreffende alternatieve beslechting van consumentengeschillen
• Boek IV van deel 2 van het Gerechtelijk Wetboek (artikelen 509 tot 555/2)
• De deontologische code van de gerechtsdeurwaarders

2. BEVOEGDHEID VAN DE OMBUDSMAN

2.1 CONSUMENTENGESCHILLEN

De ombudsman van de gerechtsdeurwaarders is een gekwalificeerde entiteit voor de buitengerechtelijke regeling van consumentengeschillen, onafhankelijk en onpartijdig in de zin van boek XVI van het wetboek van economisch recht en aldus erkend door de federale overheidsdienst economie.

De ombudsman van de gerechtsdeurwaarders is bevoegd om elke aanvraag tot tussenkomst in een consumentengeschil bedoeld in artikel I, 19, 2° van het Wetboek Economisch Recht te behandelen. In deze context wordt met “consumentengeschil” bedoeld: een contractueel geschil waarin  de consument zich bevindt met de (kandidaat-)gerechtsdeurwaarder in verband met de uitoefening van zijn beroep.

Hoewel er geen contractuele relatie is tussen de gerechtsdeurwaarder en de schuldenaar bij een invorderingsprocedure, kan de buitengerechtelijke geschillenregeling toch worden beschouwd als onderdeel van de uitvoering van een consumentenovereenkomst, mist de onderliggende overeenkomst een consumentenovereenkomst is.

De ombudsman is niet bevoegd voor de tuchtrechtelijke regeling van geschillen. Wel beantwoord hij vragen over de procedure voor buitengerechtelijke geschillenregeling, ongeacht de hoedanigheid van de aanvrager.

2.2 NIET – CONSUMENTENGESCHILLEN

Naast zijn rol als gekwalificeerde entiteit voor de buitengerechtelijke regeling van consumentengeschillen, zoals bepaald in boek XVI van het Wetboek van economisch recht, is de ombudsman van de gerechtsdeurwaarders ook bevoegd om tussenkomsten te behandelen van derden die een geschil hebben met een (kandidaat-)gerechtsdeurwaarder over de uitoefening van zijn beroep.

De ombudsman is niet bevoegd voor de tuchtrechtelijke afhandeling van geschillen.

Onder derden wordt begrepen elke andere persoon dan deze bedoeld door 2.1 van dit reglement met uitzondering van de (kandidaat-)gerechtsdeurwaarders, hun medewerkers en de organen van hun professionele orde.

De bevoegdheid beschreven onder 2.2 betreft de regeling van niet-consumentengeschillen waar de ombudsman niet optreedt als erkende gekwalificeerde entiteit in de zin van boek XVI van het Wetboek economisch recht.

De ombudsman beantwoordt alle informatieve vragen over de buitengerechtelijke geschillenregeling, ongeacht de hoedanigheid van de aanvrager.

3. GERECHTSDEURWAARDER

Dit reglement is van toepassing op gerechtsdeurwaarders en kandidaat-gerechtsdeurwaarders die lid zijn van de Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders.

4. TAAL VAN DE PROCEDURE

De aanvrager kan zijn aanvraag indienen ofwel in het Frans, Duits, of Nederlands.

De procedure verloopt in de taal van de aanvraag.

Indien nodig voor de procedure, en wanneer de ombudsman dit noodzakelijk acht, kunnen bepaalde mededelingen en documenten in een andere taal worden aanvaard (Frans, Duits of Nederlands). In dat geval zorgt de ombudsman voor een vertaling naar de taal van de procedure. 

5. INDIENEN VAN DE AANVRAAG

De aanvraag wordt schriftelijk (per brief, e-mail of via het online formulier) ingediend. Ze vermeldt de identiteit en het adres van de klager.

De aanvraag kan ingediend worden door de aanvrager zelf, via diens raadsman of, mits voorlegging van een volmacht, door een andere vertegenwoordiger. Alle communicatie zal via deze vertegenwoordiger lopen.

De aanvraag is onontvankelijk in elk van de volgende gevallen:

1. de aanvraag wordt anoniem ingediend, of de (kandidaat-)gerechtsdeurwaarder tegen wie de aanvraag gericht, wordt niet geïdentificeerd;
2. de aanvraag betreft de regeling van een geschil die het voorwerp uitmaakt of heeft uitgemaakt van een vordering in rechte;
3. de aanvraag is verzonnen, kwetsend of eer rovend;
4. de aanvraag valt niet onder de geschillen waarvoor de ombudsman van de gerechtsdeurwaarders bevoegd is overeenkomstig artikel 2;
5. de behandeling van de aanvraag zou de effectieve werking van de ombudsdienst ernstig in het gedrang brengen;
6. de aanvraag werd op voorhand niet of méér dan een jaar geleden voorgelegd aan het betrokken (kandidaat-) gerechtsdeurwaarderskantoor. Het bewijs van dit eerder contact kan aangebracht worden met alle middelen van recht.
    

6. VOLLEDIGE AANVRAAG

De aanvraag is duidelijk en volledig omschreven, en is vergezeld van alle nuttige documenten om de ontvankelijkheid te onderzoeken. Het moet het volgende bevatten:  

De consument vermeldt of de aanvraag:

• behandeld wordt of reeds behandeld werd door een andere bevoegde instantie of een gerechtelijke instantie;
• reeds werd voorgelegd aan het betrokken (kandidaat-)gerechtsdeurwaarderskantoor, en dit minder dan een jaar geleden.

De ombudsman biedt een lijst met benodigde gegevens en documenten aan waarmee de verzoeker kan controleren of zijn aanvraag volledig is. Deze lijst is te raadplegen op de website van de ombudsman of kan op verzoek per post worden toegestuurd.

De ombudsman informeert de partijen over de datum waarop de volledige aanvraag is ontvangen en of de aanvrager valt onder de situaties vermeld in 2.1 of 2.2. Daarnaast worden de partijen geïnformeerd over hun recht om zich op elk moment terug te trekken uit de procedure, op voorwaarde dat zij dit officieel melden. Na ontvangst van deze melding beëindigt de ombudsman zijn tussenkomst en brengt hij de andere partij hiervan op de hoogte.

De ombudsman beschikt over een termijn van eenentwintig kalenderdagen na ontvangst van de volledige aanvraag om de partijen te informeren over de aanvaarding of weigering van de behandeling van de aanvraag. Een weigering kan enkel gebaseerd zijn op de in artikel 5 vermelde motieven.

Door een aanvraag in te dienen, geeft de verzoeker toestemming om deze door te sturen naar de betrokken (kandidaat-)gerechtsdeurwaarder, zodat deze zijn standpunt kan kenbaar maken.

De partijen beslissen zelf of ze zich laten bijstaan of vertegenwoordigen door een derde. Ze kunnen op elk ogenblik onafhankelijk advies inwinnen.

7. KOSTPRIJS VAN DE PROCEDURE

De tussenkomst van de ombudsman is gratis.

8. TERMIJN VAN BEHANDELING

De aanvraag wordt behandeld binnen maximaal 90 kalenderdagen na ontvangst van de volledige aanvraag, conform artikel 6 van dit reglement.

In uitzonderlijke gevallen kan deze termijn éénmalig met dezelfde periode worden verlengd mits de partijen hierover worden geïnformeerd vóór het verstrijken van de oorspronkelijke termijn en de verlenging gerechtvaardigd is door de complexiteit van de aanvraag.

9. BEHANDELING

9.1. PRINCIPES

De ombudsman onderzoekt de aanvraag met het oog op een minnelijke oplossing op onafhankelijke en onpartijdige wijze. De ombudsman is gebonden door het beroepsgeheim.

De ombudsman bezorgt aan alle partijen een afschrift van alle relevante stukken die door de andere partijen overgemaakt werden. De (kandidaat-) gerechtsdeurwaarder kan, uitzonderlijk en omwille van zijn beroepsgeheim, aan de ombudsman vragen bepaalde informatie vertrouwelijk te behandelen en deze niet over te maken aan de andere partij.

De ombudsman kan bij het vormen van zijn standpunt gebruik maken van aanvullende informatie naast de door de partijen verstrekte gegevens. Bij de analyse houdt hij rekening met toepasselijke wet- en regelgeving met betrekking tot het beroep van gerechtsdeurwaarder, evenals met alle andere relevante gegevens die bijdragen aan de oplossing van de aanvraag.

De ombudsman is niet gebonden aan de exacte formulering van de grieven in de aanvraag. Alle informatie die hij ontvangst in het kader van de buitengerechtelijke regeling van een consumentengeschil wordt vertrouwelijk behandeld. Deze informatie mag uitsluitend worden gebruikt voor de geschillenregeling, behalve wanneer verwerking nodig is voor het opstellen van het jaarverslag.

9.2. VERLOOP VAN DE PROCEDURE

Vanaf het moment dat de ombudsman beslist de volledige aanvraag te behandelen, zoals bepaald in artikel 6, lid 4, heeft de (kandidaat-)gerechtsdeurwaarder 30 kalenderdagen de tijd om zijn standpunt over te maken aan de ombudsman en alle relevante stukken te bezorgen.

Elke partij wordt door de ombudsman op de hoogte gebracht van alle documenten, argumenten en feiten die de andere partij naar voren brengt en heeft de mogelijkheid hierop te reageren, elektronisch of op papier, binnen een termijn van 15 kalenderdagen.

Indien de termijnen in het eerste of tweede lid niet gerespecteerd worden, oordeelt de ombudsman onverwijld of hiervoor een geldige reden bestaat. Indien er een geldige reden voorhanden is, verlengt de ombudsman de termijnen met 2 kalenderdagen. Als de vastgelegde of verlengde termijnen niet worden gerespecteerd, wordt de procedure beëindigd.

De ombudsman kan beslissen de partijen te horen om aanvullende informatie te bekomen.

9.3. RESULTAAT VAN DE PROCEDURE

Wanneer de ombudsman een minnelijke regeling heeft bereikt, sluit hij het dossier af en stuurt hij daarvan een bevestiging aan alle partijen, schriftelijk of op een andere duurzame gegevensdrager.

De ombudsman licht de partijen, vooraleer zij beslissen de voorgestelde oplossing te volgen, in over :

• de keuze die zij hebben om de voorgestelde oplossing al dan niet te aanvaarden of te volgen;
• de rechtsgevolgen wanneer zij instemmen met de voorgestelde of gevonden oplossing;
• de mogelijkheid dat de voorgestelde oplossing verschilt van een rechterlijke beslissing.

Wanneer geen minnelijke regeling kan worden bereikt, deelt de ombudsman dit op dezelfde wijze mee aan de partijen en kan hij tezelfdertijd een aanbeveling formuleren ten aanzien van de betrokken (kandidaat-) gerechtsdeurwaarder, met kopie aan de aanvrager.

Indien de (kandidaat-)gerechtsdeurwaarder de aanbeveling niet opvolgt, heeft hij 30 kalenderdagen de tijd om zijn gemotiveerd standpunt mee te delen aan zowel de ombudsman als de aanvrager.

De ombudsman kan ook een aanbeveling formuleren ten aanzien van de aanvrager, met kopie aan de (kandidaat-)gerechtsdeurwaarder.

9.4. RECHTSGEVOLGEN VAN DE UITKOMST EN UITVOERBAARHEID

Indien de partijen tot een overeenkomst komen of aangeven een aanbeveling van de ombudsman te zullen volgen, zijn ze verplicht die na te leven.

Leven ze die overeenkomst of de aanvaarde aanbeveling toch niet na, dan kan de betrokken belanghebbende partij  zich richten tot de bevoegde rechtbank teneinde de uitvoering van de overeenkomst te bekomen. 

10. TUCHT

Het huidig reglement doet geen afbreuk aan de tuchtrechtelijke bevoegdheid van de tuchtrechtbank, de Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders, de arrondissementskamers, de tuchtcommissies en auditoraten, de rechtbanken van eerste aanleg of de Hoven van beroep.

11. VERJARING EN INVORDERING

11.1. CONSUMENTENGESCHILLEN

Ingevolge artikel XVI.27 van het wetboek van economisch recht worden de verjaringstermijnen van de consumentengeschillen bedoeld in art.2.1 van dit procedurereglement opgeschort vanaf de dag van ontvangst van de volledige aanvraag tot op de datum waarop de behandeling van de  aanvraag wordt geweigerd of het resultaat van de geschillenregeling door de ombudsman aan de partijen wordt meegedeeld.

Ingevolge artikel XVI.27 van het wetboek van economisch recht worden de eventuele invorderingsprocedures van de consumentengeschillen bedoeld in art.2.1 van dit  procedurereglement opgeschort  vanaf de dag dat de ombudsman de ontvangst van de volledige aanvraag meedeelt aan de gerechtsdeurwaarder tot op de datum waarop de behandeling van de  aanvraag wordt geweigerd of het resultaat van de geschillenregeling door de ombudsman aan de partijen wordt meegedeeld.

11.2. NIET-CONSUMENTENGESCHILLEN

Noch de verjaringstermijnen, noch de eventuele invorderingsprocedures worden opgeschort tijdens de behandeling van de niet-consumentengeschillen bedoeld in art 2.1. van dit procedurereglement.

12. BELANGENCONFLICT

Conform artikel XVI.26 van het Wetboek van economisch recht brengt de ombudsman de partijen onmiddellijk op de hoogte van elke omstandigheid die zijn onafhankelijk op onpartijdigheid kan aantasten of een belangenconflict met een van de partijen kan veroorzaken.

Wanneer zich een dergelijke omstandigheid voordoet, wordt, indien mogelijk, een andere medewerker binnen de ombudsdienst belast met de buitengerechtelijke regeling van het geschil. Als dit niet mogelijk is, worden de partijen hiervan op de hoogte gebracht en krijgen zij de mogelijkheid om bezwaar te maken tegen de voortzetting van de procedure door de betrokken persoon.