Procedure

1. Toepasselijke regelgeving

  • Titel 4 van Boek XVI van het wetboek van economisch recht (wet van 4 april 2014);
  • Koninklijk besluit van 16 februari 2015 tot verduidelijking van de voorwaarden waaraan de gekwalificeerde entiteit bedoeld in boek XVI van het wetboek van economisch recht moet voldoen;
  • Richtlijn 2013/11/EU van het Europees Parlement en de Raad van 21 mei 2013 betreffende alternatieve beslechting van consumentengeschillen;
  • Boek IV van deel 2 van het Gerechtelijk Wetboek (artikelen 509 tot 555/2);
  • De deontologische code van de gerechtsdeurwaarders.

2. Bevoegdheid van de ombudsman

2.1 Consumentengeschillen

De ombudsman van de gerechtsdeurwaarders is een gekwalificeerde entiteit voor de buitengerechtelijke regeling van consumentengeschillen, onafhankelijk en onpartijdig in de zin van boek XVI van het wetboek van economisch recht en aldus erkend door de federale overheidsdienst economie.

De ombudsman van de gerechtsdeurwaarders is bevoegd om elke aanvraag tot tussenkomst in een consumentengeschil bedoeld in artikel I, 19, 2° van het Wetboek Economisch Recht te behandelen. In deze context wordt met “consumentengeschil” bedoeld : een contractueel geschil waarin de consument zich bevindt met de (kandidaat-) gerechtsdeurwaarder in verband met de uitoefening van zijn beroep.

Hoewel er geen contractuele relatie is tussen de gerechtsdeurwaarder en de schuldenaar (die het voorwerp uitmaakt van een procedure tot invordering van schulden), kan de procedure tot buitengerechtelijke geschillenregeling beschouwd worden als een onderdeel van de uitvoering van een consumentenovereenkomst indien de onderliggende overeenkomst een consumentenovereenkomst is.

De tuchtrechtelijke regeling van geschillen is uitgesloten van de bevoegdheid van de ombudsman. De ombudsman geeft een antwoord op vragen om informatie die betrekking hebben op de procedure inzake de buitengerechtelijke geschillenregeling, ongeacht de hoedanigheid van de aanvrager.

De ombudsman geeft een antwoord op vragen om informatie die betrekking hebben op de procedure inzake de buitengerechtelijke geschillenregeling, ongeacht de hoedanigheid van de aanvrager.

2.2 Niet – consumentengeschillen

De ombudsman van de gerechtsdeurwaarders is buiten zijn bevoegdheid als gekwalificeerde entiteit voor de buitengerechtelijke regeling van consumentengeschillen, in de zin van boek XVI van het wetboek van economisch recht bevoegd om elke aanvraag tot tussenkomst van een derde die zich in een geschil met een (kandidaat-) gerechtsdeurwaarder bevindt in verband met de uitoefening van zijn beroep te behandelen.

De tuchtrechtelijke regeling van geschillen is uitgesloten van de bevoegdheid van de ombudsman.

Onder derden wordt begrepen elke andere persoon dan deze bedoeld door 2.1 van dit reglement met uitzondering van de (kandidaat-) gerechtsdeurwaarders, hun medewerkers en de organen van hun professionele orde.

De bevoegdheid beschreven onder 2.2 betreft de regeling van niet-consumentengeschillen waar de ombudsman niet optreedt als erkende gekwalificeerde entiteit in de zin van boek XVI van het wetboek economisch recht.

De ombudsman geeft een antwoord opvragen om informatie die betrekking hebben op de buitengerechtelijke geschillenregeling, ongeacht de hoedanigheid van de aanvrager.

3. Gerechtsdeurwaarder

De bepalingen van dit reglement zijn van toepassing op de gerechtsdeurwaarders en op de kandidaat-gerechtsdeurwaarders die leden van de Nationale Kamer van gerechtsdeurwaarders zijn.

4. Taal van de procedure

De aanvrager kan zijn aanvraag indienen ofwel in het Frans, ofwel in het Nederlands.

De procedure verloopt in de taal van de aanvraag.

Voor de noodwendigheden van de procedure en indien de ombudsman het noodzakelijk acht, kunnen bepaalde mededelingen en/of documenten, opgesteld in de andere taal, aanvaard worden; naargelang het geval in het Frans, ofwel in het Nederlands. In dat geval zorgt de ombudsman voor een vertaling ervan in de taal van de procedure.

5. Indienen van de aanvraag

De aanvraag wordt schriftelijk (per brief, e-mail of via het online formulier) ingediend. Ze vermeldt de identiteit en het adres van de klager.

De aanvraag kan ingediend worden door de aanvrager zelf, via diens raadsman of, mits voorlegging van een volmacht, door een andere vertegenwoordiger. Alle communicatie zal via deze vertegenwoordiger lopen.

De aanvraag is onontvankelijk in elk van de volgende gevallen:

  1. de aanvraag wordt anoniem ingediend, of de (kandidaat-) gerechtsdeurwaarder tegen wie de aanvraag gericht, wordt niet geïdentificeerd;
  2. de aanvraag betreft de regeling van een geschil die het voorwerp uitmaakt of heeft uitgemaakt van een vordering in rechte;
  3. de aanvraag is verzonnen, kwetsend of eer rovend;
  4. de aanvraag valt niet onder de geschillen waarvoor de ombudsman van de gerechtsdeurwaarders bevoegd is overeenkomstig artikel 2;
  5. de behandeling van de aanvraag zou de effectieve werking van de ombudsdienst ernstig in het gedrang brengen.
  6. de aanvraag werd op voorhand niet of méér dan een jaar geleden voorgelegd aan het betrokken (kandidaat-) gerechtsdeurwaarderskantoor. Het bewijs van dit eerder contact kan aangebracht worden met alle middelen van recht.

6. Volledige aanvraag

De aanvraag is duidelijk en volledig omschreven, en is vergezeld van alle nuttige documenten om de ontvankelijkheid te onderzoeken.

De consument vermeldt of de aanvraag:

  • behandeld wordt of reeds behandeld werd door een andere bevoegde instantie of een gerechtelijke instantie;
  • reeds werd voorgelegd aan het betrokken (kandidaat-)gerechtsdeurwaarderskantoor, en dit minder dan een jaar geleden.

De ombudsman stelt een lijst ter beschikking met gegevens en documenten via dewelke de verzoeker kan nagaan of zijn aanvraag volledig is. De lijst kan worden geraadpleegd op de website van de ombudsman of kan, op vraag van de verzoeker, per post worden overgemaakt.

De ombudsman informeert de partijen over de datum van ontvangst van de volledige aanvraag en of de aanvrager zich in de situatie voorzien in 2.1 of 2.2 bevindt. Hij licht de partijen eveneens in over hun recht om zich in elke fase van de procedure terug te trekken, mits hiervan kennisgeving gebeurt. Na ontvangst van deze kennisgeving stopt de ombudsman zijn tussenkomst en informeert de andere partij hierover.

De ombudsman beschikt over een termijn van eenentwintig kalenderdagen na ontvangst van de volledige aanvraag om de partijen te informeren over de aanvaarding of weigering van de behandeling van de aanvraag. Een weigering kan enkel gebaseerd zijn op de in artikel 5 vermelde motieven.

Het indienen van een aanvraag houdt de toelating in om deze over te maken aan de betrokken (kandidaat-)gerechtsdeurwaarder, zodat deze laatste daarna zijn standpunt kan laten gelden.

De partijen beslissen vrij of ze zich al dan niet laten bijstaan of vertegenwoordigen door een derde en kunnen op elk ogenblik onafhankelijk advies inwinnen.

7. Kostprijs van de procedure

De tussenkomst van de ombudsman is gratis.

8. Termijn van behandeling

De behandeling van de aanvraag vindt plaats binnen een termijn van maximum negentig kalenderdagen na ontvangst van de volledige aanvraag, conform artikel 6 van dit reglement.

Uitzonderlijk kan deze termijn eenmalig met eenzelfde periode worden verlengd op voorwaarde dat de partijen hierover zijn geïnformeerd vóór het verstrijken van de eerste termijn, en dat deze verlenging wordt gemotiveerd door de complexiteit van de aanvraag.

9. Behandeling

9.1. Principes

De ombudsman onderzoekt de aanvraag met het oog op een minnelijke oplossing op onafhankelijke en onpartijdige wijze. De ombudsman is gebonden door het beroepsgeheim.

De ombudsman bezorgt aan alle partijen een afschrift van alle relevante stukken die door de andere partijen overgemaakt werden. De (kandidaat-) gerechtsdeurwaarder kan, uitzonderlijk en omwille van zijn beroepsgeheim, aan de ombudsman vragen bepaalde informatie vertrouwelijk te behandelen en deze niet over te maken aan de andere partij.

De ombudsman mag, om zijn standpunt te vormen, beroep doen op andere informatie dan louter deze bezorgd door de partijen. Tijdens de analyse, houdt de ombudsman rekening met de toepasselijke wetgeving en regelgeving aangaande het beroep van gerechtsdeurwaarder alsook met alle andere gegevens die dienstig zijn voor de beslechting van de aanvraag.

De ombudsman wordt niet beperkt door de formulering van de grieven uiteengezet in de aanvraag.

Alle inlichtingen die de ombudsman ontvangt in het kader van de buitengerechtelijke regeling van een consumentengeschil, worden vertrouwelijk behandeld.

Ze mogen enkel worden gebruikt in het kader van de buitengerechtelijke geschillenregeling, met uitzondering van de verwerking met het oog op het jaarverslag.

9.2. Verloop van de procedure

Vanaf de beslissing van de ombudsman tot behandeling van de volledige aanvraag overeenkomstig artikel 6, lid 4, maakt de (kandidaat-) gerechtsdeurwaarder binnen dertig kalenderdagen zijn standpunt over aan de ombudsman, en deelt hem alle nuttige stukken mee.

Elke partij wordt door de ombudsman op de hoogte gebracht van alle documenten, argumenten en feiten die de andere partij naar voren brengt en heeft de mogelijkheid hierop te reageren, elektronisch of op papier, binnen een termijn van vijftien kalenderdagen.

Indien de termijnen in het eerste of tweede lid niet gerespecteerd worden, oordeelt de ombudsman onverwijld of hiervoor een geldige reden bestaat. Indien er een geldige reden voorhanden is, verlengt de ombudsman de termijnen met twee kalenderdagen. Bij het niet respecteren van de al dan niet verlengde termijnen neemt de procedure een einde.

De ombudsman kan beslissen de partijen te horen om aanvullende informatie te bekomen.

9.3. Resultaat van de procedure

Wanneer de ombudsman een minnelijke regeling heeft bereikt, sluit hij het dossier af en stuurt hij daarvan een bevestiging aan alle partijen, schriftelijk of op een andere duurzame gegevensdrager.

De ombudsman licht de partijen, vooraleer zij beslissen de voorgestelde oplossing te volgen, in over:

  • de keuze die zij hebben om de voorgestelde oplossing al dan niet te aanvaarden of te volgen;
  • de rechtsgevolgen wanneer zij instemmen met de voorgestelde of gevonden oplossing;
  • de mogelijkheid dat de voorgestelde oplossing verschilt van een rechterlijke beslissing.

Wanneer geen minnelijke regeling kan worden bereikt, deelt de ombudsman dit op dezelfde wijze mee aan de partijen en kan hij tezelfdertijd een aanbeveling formuleren ten aanzien van de betrokken (kandidaat-) gerechtsdeurwaarder, met kopie aan de aanvrager.

Wanneer de (kandidaat-) gerechtsdeurwaarder deze aanbeveling niet volgt, beschikt hij over een termijn van dertig kalenderdagen om zijn gemotiveerd standpunt ter kennis te brengen aan de ombudsman en aan de aanvrager.

De ombudsman kan ook een aanbeveling formuleren ten aanzien van de aanvrager, met kopie aan de (kandidaat-) gerechtsdeurwaarder.

9.4.Rechtsgevolgen van de uitkomst en uitvoerbaarheid

Indien de partijen tot een overeenkomst komen of aangeven een aanbeveling van de ombudsman te zullen volgen, zijn ze verplicht die na te leven.

Leven ze die overeenkomst of de aanvaarde aanbeveling toch niet na, dan kan de betrokken belanghebbende partij zich richten tot de bevoegde rechtbank teneinde de uitvoering van de overeenkomst te bekomen.

10. Tucht

Het huidig reglement doet geen afbreuk aan de tuchtrechtelijke bevoegdheid van de Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders, de arrondissementskamers, de rechtbanken van eerste aanleg of de Hoven van beroep.

11. Verjaring en invordering

11.1. Consumentengeschillen

Ingevolge artikel XVI.27 van het wetboek van economisch recht worden de verjaringstermijnen van de consumentengeschillen bedoeld in art.2.1 van dit procedurereglement opgeschort vanaf de dag van ontvangst van de volledige aanvraag tot op de datum waarop de behandeling van de aanvraag wordt geweigerd of het resultaat van de geschillenregeling door de ombudsman aan de partijen wordt meegedeeld.

Ingevolge artikel XVI.27 van het wetboek van economisch recht worden de eventuele invorderingsprocedures van de consumentengeschillen bedoeld in art.2.1 van dit procedurereglement opgeschort vanaf de dag dat de ombudsman de ontvangst van de volledige aanvraag meedeelt aan de gerechtsdeurwaarder tot op de datum waarop de behandeling van de aanvraag wordt geweigerd of het resultaat van de geschillenregeling door de ombudsman aan de partijen wordt meegedeeld.

11.2. Niet-consumentengeschillen

Noch de verjaringstermijnen, noch de eventuele invorderingsprocedures worden opgeschort tijdens de behandeling van de niet- consumentengeschillen bedoeld in art 2.1. van dit procedurereglement.

12. Belangenconflict

Ingevolge artikel XVI.26 van het wetboek van economisch recht, deelt de ombudsman onverwijld aan de partijen elke omstandigheid mee die als een aantasting van zijn onafhankelijkheid en zijn onpartijdigheid beschouwd wordt of kan worden, of die aanleiding kan geven tot een belangenconflict met één van de partijen.

In geval zo’n omstandigheid zich voordoet:

  1. stelt de ombudsman de partijen voor de aanvraag ter behandeling voor te leggen aan een andere gekwalificeerde entiteit;
  2. of, indien het niet mogelijk is om de aanvraag aan een andere gekwalificeerde entiteit voor te leggen, deze onmogelijkheid ter kennis te brengen van de partijen die de mogelijkheid hebben bezwaar te maken tegen het verder zetten van de procedure. De procedure wordt enkel voortgezet indien de partijen, na kennis genomen te hebben van de omstandigheden en van hun recht bezwaar te maken, geen bezwaar hebben gemaakt.

Download hier het reglement